Catálogos
Son las listas maestras del sistema: los bancos, tus cuentas, los motivos de gasto, las unidades de medida. Todo lo que después aparece como opción en los desplegables de las demás pantallas.
Ve al menú Configuración y más → Catálogos.
Se llena al poner en marcha el sistema y después casi no se vuelve. Pero si un desplegable de otra pantalla aparece vacío, este suele ser el lugar donde falta crear la opción.
Cómo está organizada
Son bloques plegables, en dos columnas. Cada uno se abre y se cierra con la flecha de su encabezado, y tiene su propio botón Nuevo.
Los bloques con el ícono de información traen una explicación: pasa el cursor por encima.
Los bloques
Listado de cuentas bancarias. Tus cuentas en bancos, con su Descripción, su Número y la Cuenta Contable con la que se enlazan. Son las que aparecen como destino al registrar un pago.
Listado de cuentas de caja. Tus cajas físicas, con su cuenta contable y cuál es la Predeterminada.
Listado de bancos. Las entidades bancarias del país: Bancolombia, Davivienda, Banco de Bogotá. Vienen cargadas, y puedes agregar las que falten.
Listado de Atributos. Características adicionales para tus productos.
Tipos de comprobantes. Las clases de documento que maneja el sistema.
Motivos de gastos. Las razones que puedes elegir al registrar un gasto diverso.
Métodos de pago - ingreso. Las formas en que te pagan.
Motivos de ingresos. Las razones que puedes elegir al registrar un ingreso.
Listado de unidades. Las unidades de medida de tus productos: unidades, metros, kilos, litros.
Crear un elemento
- Abre el bloque que corresponda.
- Presiona su Nuevo.
- Llena los campos.
- Guarda.
Desde ese momento aparece como opción en las pantallas que lo usan.
Las cuentas contables
Varios bloques piden una cuenta contable (por ejemplo 1105 - Caja). Es lo que conecta el movimiento de dinero con tu contabilidad: cuando registras un pago a esa cuenta, el sistema sabe dónde registrarlo contablemente.
Si no manejas contabilidad en el sistema, puedes dejar esas cuentas como vengan. Pero si vas a usar el módulo de Contabilidad, defínelas con tu contador: una cuenta mal enlazada descuadra los libros y encontrarlo después es trabajoso.
Qué llenar primero
De todo lo que hay aquí, lo que más rápido vas a necesitar es:
- Cuentas de caja — para poder registrar cobros en efectivo.
- Cuentas bancarias — para las transferencias.
- Unidades — para poder crear productos.
- Motivos de gastos — para registrar gastos con sentido.
El resto lo vas completando a medida que te haga falta.