Glosario
Las palabras y siglas que aparecen en el sistema y en este manual, explicadas sin tecnicismos. Están en orden alfabético.
AIU. Administración, Imprevistos y Utilidad. Una forma de facturar contratos —típica de construcción, aseo y vigilancia— en la que el IVA se calcula solo sobre una parte del valor. Ver Factura AIU.
Almacén. El lugar físico donde guardas mercancía. Cada establecimiento tiene el suyo, y el stock se lleva por separado en cada uno.
Ambiente (Pruebas / Producción). En Pruebas los documentos son ensayos sin validez legal; en Producción son reales. Se cambia en Cambiar ambiente.
Anticipo. Dinero que un cliente te entrega antes de la factura, o que tú le entregas a un proveedor antes de recibir la mercancía.
Asiento contable. El registro contable de una operación, con su débito y su crédito. El sistema los genera solo al facturar, comprar y pagar; también se pueden hacer a mano en Asientos contables.
Base gravable. El valor sobre el que se calcula un impuesto. Si vendes algo en 100 más IVA del 19 %, la base gravable es 100.
Borrador. Una factura armada pero no emitida: no tiene número ni ha ido a la DIAN. Ver Borradores de factura.
Caja (POS). El turno de trabajo del cajero: se abre con una base, acumula las ventas y se cierra con un arqueo. Ver Caja.
Cartera. Lo que te deben tus clientes (cuentas por cobrar) o lo que tú debes a tus proveedores (cuentas por pagar).
CC. Cédula de ciudadanía. El documento de identidad de una persona natural en Colombia.
Centro de costo. Una etiqueta para saber a qué área, sede o proyecto pertenece un ingreso o un gasto. Ver Centros de costos.
Clave técnica. Un código que entrega la DIAN junto con cada resolución de facturación. Se copia tal cual en Configuración → Documentos.
Consecutivo. El número que se le asigna a cada documento, uno tras otro sin saltos, dentro del rango que autorizó la DIAN.
Cotización. Una oferta de precio que le das a un cliente. No es una factura: no va a la DIAN ni descuenta inventario. Ver Cotizaciones.
CUFE. Código Único de Factura Electrónica. Una cadena larga de letras y números que identifica de forma única cada factura ante la DIAN. Aparece impreso en el documento.
DIAN. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. La entidad del Estado colombiano que recibe y valida tus documentos electrónicos y a la que le declaras los impuestos.
Documento equivalente. El tiquete que emite el punto de venta. Reemplaza a la factura en las ventas de mostrador y también se reporta electrónicamente a la DIAN.
Documento soporte (DSNOF). La factura que tú emites en nombre de un proveedor que no está obligado a facturar electrónicamente. Sin él, esa compra no es deducible. Ver Documentos de soporte.
DV. Dígito de verificación. El número que va después del guion en un NIT (por ejemplo, el 2 en 901835557-2).
Establecimiento. Una sede de tu negocio: el local principal, una sucursal, una bodega. Ver Establecimientos.
Excluido / Exento. Dos formas de "sin IVA" que no son lo mismo para la DIAN. Excluido: el producto no causa IVA y no da derecho a descontar el IVA de sus compras. Exento: tiene IVA del 0 % y sí da derecho a descontarlo. Cuál aplica a cada producto lo define tu contador.
Exógena. La información que la DIAN pide una vez al año sobre con quién hiciste operaciones y por cuánto. Ver DIAN Exógena.
Factura electrónica. El documento de venta con validez legal, firmado digitalmente y validado por la DIAN antes de entregarse al cliente. Ver Factura Electrónica.
Habilitación. El proceso mediante el cual la DIAN te autoriza a emitir documentos electrónicos, tras superar un set de pruebas.
ICA. Impuesto de Industria y Comercio. Un impuesto municipal sobre las ventas; por eso se declara por sede.
INC. Impuesto Nacional al Consumo. Aplica a ciertos bienes y servicios, como restaurantes y algunos vehículos.
IVA. Impuesto al Valor Agregado. El más común: se le suma al precio y lo paga el cliente. Tú lo recaudas y se lo entregas a la DIAN, descontando el que pagaste en tus compras.
Kardex. La historia completa de un producto en el inventario: cada entrada y cada salida, con su fecha y su documento. Ver Reporte Kardex.
MIPRES. La plataforma del Ministerio de Salud para prescribir servicios y tecnologías no cubiertos por el plan básico. Su número se registra en la Factura Salud.
NIT. Número de Identificación Tributaria. El documento de identidad de una empresa ante la DIAN.
Nómina electrónica. El documento con el que se reporta a la DIAN el pago de salarios a cada empleado. Ver Nóminas.
Nota crédito / Nota débito. Los documentos con los que se corrige una factura ya emitida. La nota crédito le resta valor (devoluciones, descuentos); la nota débito le suma (intereses, cobros adicionales). Una factura aceptada nunca se edita: se corrige con una nota.
Prefijo. Las letras que van antes del número de un documento (SETP, NC, EPOS). Las define la resolución.
RADIAN. El registro de la DIAN donde una factura electrónica puede circular como título valor. Los eventos RADIAN son las respuestas que das como comprador (acuse de recibo, aceptación). Ver Eventos RADIAN.
Remisión. El documento que acompaña una mercancía cuando sale hacia el cliente antes de facturarse. Ver Remisiones.
Representación gráfica. El PDF de una factura electrónica: lo que se imprime y se envía al cliente. El documento legal en sí es el XML.
Resolución de facturación. La autorización de la DIAN para numerar tus documentos: define el prefijo, el rango de números y las fechas en que es válida. Se registra en Configuración → Documentos.
Retención (retefuente, reteIVA, reteICA). Un anticipo de impuesto que quien paga le descuenta a quien cobra y le entrega a la DIAN en su nombre. Es lo contrario de un impuesto: no se suma al total, se resta del pago.
RUT. Registro Único Tributario. El documento oficial de la DIAN con tus datos tributarios. Todo lo que pide Configuración → Empresa sale de ahí.
Set de pruebas (Test Set ID). El identificador que te da la DIAN para el proceso de habilitación. Solo se usa en el ambiente de pruebas.
Stock. La cantidad de un producto que hay en un almacén. Puede salir en negativo si vendiste más de lo que el sistema tenía registrado.
Token (Api Token). Una llave de acceso para que otro programa se conecte al sistema en nombre de un usuario. Trátalo como una contraseña.
UVT. Unidad de Valor Tributario. Un valor de referencia que la DIAN actualiza cada año y en el que se expresan muchos topes tributarios. Se registra en Configuración → Avanzado.
XML. El archivo oficial de una factura electrónica, firmado digitalmente. Es el que tiene validez legal; el PDF es solo su representación. Pídeselo siempre a tus proveedores: al cargarlo en Compras, el sistema lee la factura completa sin que tengas que digitar nada.