Empleados
Es el registro de tu personal. Todo el que vaya a aparecer en una nómina electrónica tiene que estar creado aquí primero.
Ve al menú Nóminas → Empleados.
El listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Código | El código interno del empleado (00002, 00003…). |
| Empleado | Su nombre. |
| Número | Su número de documento. |
| Estado | El interruptor verde. Apagado, el empleado no aparece al liquidar. |
Filtrar por + el buscador encuentran por nombre, código o documento.
Crear un empleado
- Presiona Nuevo.
- Completa sus datos personales y su documento de identidad.
- Registra los datos del contrato: fecha de admisión, tipo de contrato, salario.
- Agrega los datos de pago: banco y cuenta.
- Indica su EPS, fondo de pensiones y demás afiliaciones.
- Guarda.
El número de documento y la fecha de admisión son datos que la DIAN valida en cada nómina. Si están mal, el documento se rechaza para ese empleado. Tómalos de la cédula y del contrato, no de memoria.
Importar Empleados
El botón Importar Empleados carga la plantilla completa desde un archivo.
Es lo que usas al poner en marcha el sistema: si tienes treinta empleados, crearlos a mano es media jornada de trabajo y varias oportunidades de equivocarse.
Cuando alguien se retira
Apaga su interruptor de Estado. No lo elimines.
Un empleado inactivo deja de aparecer al liquidar, pero conserva todo su historial: sus nóminas emitidas, sus certificados, sus datos.
Si eliminas a un empleado que ya tiene nóminas emitidas, esos documentos quedan sin referencia. Y si más adelante te piden un certificado laboral de esa persona, no vas a poder generarlo.
Retirado no es lo mismo que borrado.
Editar
Editar actualiza sus datos: un cambio de salario, de EPS, de cuenta bancaria.
Los cambios aplican de aquí en adelante. Las nóminas ya emitidas conservan los datos que tenían al momento de emitirse, que es como debe ser.